El sistema productivo de la planta industrial se debe basar en la filosofía de la mejora continua (kaizen), identificando lo que tiene valor para el cliente y asegurar poder proporcionarlo mediante técnicas de feedback o de gestión de la calidad. Para ello, se implantará un sistema de producción que implique a todos los recursos humanos de la empresa y que se desarrollará por medio del sistema de producción.
Un sistema de producción (Production System) simple puede tomar como base las siguientes herramientas:
– Formación y trabajo en equipo
– Las 5S
– Eliminación de los mudas (desperdicios)
– Control visual
Partiendo de estas herramientas se puede construir una organización en base a tres pilares:
– Justo a tiempo (JIT)
– Calidad
– Implicación de los empleados
Con ello se conseguirá mantener la misión de la empresa, que es dar rentabilidad a sus socios y satisfacción a los clientes, aportando sostenibilidad al proyecto empresarial. Pudiendo alcanzar la visión que es aportar valor a los socios.
Los elementos que intervienen en el sistema productivo son:
1. Formación y trabajo en equipo
La formación y profesionalización de los empleados es un elemento básico de los objetivos y acciones de la estrategia empresarial para dotar de talento al sistema organizacional y de recursos humanos de la empresa, siendo un componente diferenciador y que va a aportar mayores niveles de competitividad en el entorno cambiante en el que están inmersas las empresas.
El trabajo en equipo permite aglutinar los conocimientos, compartiendo los objetivos, información y métodos de trabajo de forma que los resultados de sus actuaciones permite obtener una mejora si se actúa independientemente. El trabajo en equipo debe deben de apoyarse en la suma de las mejores actuaciones de cada individuo, cooperando entre ellos. Para que ello sea posible, es necesario que:
– los objetivos del grupo sean claros para que no existan ambigüedades, conflictos y luchas de poder
– los objetivos deben convertirse en indicadores que persigan la misma meta
– las funciones de los individuos dentro del grupo deben de estar clarificadas, sabiendo cada uno de ellos qué papel asume
– la selección de los miembros del grupo ha de basarse en la complementariedad, capacidad profesional y voluntad de trabajar en equipo
La resolución de problemas dentro del grupo de trabajo debe seguir una metodología, la cual puede estar basada en el círculo de Deming (Plan-Do-Check-Act), es decir, planificar la mejora, implementarla, verificar su efectos y actuar en función de los resultados de dicha verificación:
Con el fin de dinamizar el trabajo en equipo, el aprendizaje y la transmisión de conocimientos, y con ello la resolución de problemas y la mejora continua se deben constituir grupos de trabajo que estén formados por el personal de cada estación de trabajo, pudiendo constituir varios grupos en aquellas estaciones cuyo número de trabajadores haga no operativo la participación de sus miembros en las reuniones.
Como metodología de aprendizaje para ayudar a los equipos de trabajo a obtener beneficios para la mejora continua se puede realizar en tres etapas:
a. Preparar el equipo
b. Conducir el proceso para resolver problemas
c. Revisión o control
2. Las 5S
La organización de los puestos de trabajo significa seguridad, limpieza, disciplina y mantenimiento, de modo que cada cosa esté en su sitio y un sitio para cada cosa, eliminando todo lo no necesario para los operarios. La organización de los puestos de trabajo debe ser un concepto de continuo desarrollo. El sistema debe estar basado en cinco elementos:
– Eliminar (Seiri): Decidir y separar lo que es necesario de lo que no.
En esta etapa, se identifican todas las máquinas, útiles y materiales que se pueden considerar innecesarios para el funcionamiento normal. Para ello se fotografiarán todos aquellos elementos que no se han utilizado y que no hay previsión de necesitarlos próximamente, se pondrá una etiqueta roja, en la que se indica la fecha y la persona que tiene que tomar la decisión de su destino. Identificados estos elementos se procede a su eliminación, separándolos físicamente del puesto de trabajo.
– Ordenar (Seiton): Poner cada cosa en su lugar, ese lugar será el más natural, donde se use más a menudo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Una vez efectuada la eliminación de los elementos innecesarios se tendrá que ordenar los que realmente son necesarios, disponiéndolos como corresponda para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para eso, cada elemento tiene que tener una ubicación, un volumen asignado y se debe establecer cual es la cantidad máxima permitida en el puesto de trabajo. En esta etapa también se marcan los pasillos y las zonas reservadas.
– Limpiar (Seiso): Realizar una profunda limpieza, eliminar focos de suciedad.
En esta fase se procede a limpiar todo el puesto de trabajo, máquinas, utensilios, así como el suelo, las paredes y todo el entorno de trabajo. Además de limpiar, el operario procede a verificar las máquinas y utensilios para ver si funcionan correctamente, ya que se ha constatado que buena parte de averías y accidentes tienen su origen en deficiencias en el engrase, limpieza y falta de mantenimiento elemental. Efectuada esta tarea, se procede a fotografiar como han quedado los puestos de trabajo. También se elaborará un plan de limpieza en el que cada persona tiene asignadas unas funciones y responsabilidades en este sentido, con el objetivo de mantener y mejorar el orden obtenido, para así no volver a la situación inicial.
– Estandarizar (Seiketsu): Definir y pautar la limpieza para simplificar el proceso, con formación en la misma a los implicados, para mantener los estándares definidos.
Ordenado el puesto de trabajo, definiremos por escrito los métodos de trabajo que se deben seguir para asegurar que todos trabajan de la misma manera. Completaremos esta etapa asegurando que el personal dispone de todos los elementos para trabajar de forma segura y limpia (ropa, guantes, zapatos, etc.), así como manteniendo un entorno de trabajo saludable y limpio.
– Disciplina (Shitsuke): Respeto del estándar, seguimiento y mejora continua del mismo.
Finalmente, se trata de asegurar que se siguen fielmente los sistemas. Por eso, cada mes se procede a hacer una auditoria de cada una de las secciones, utilizando un formato preestablecido para facilitar la tarea, dejando también constancia fotográfica de como se ha encontrado.
Esta herramienta se basa en el sentido común, pero cabe ser muy rigurosos y metódicos en su implantación, si queremos conseguir los resultados deseados, que pueden concretarse entre otros en:
– Eliminación de tiempos innecesarios en la búsqueda de materiales y útiles.
– Mejorar la seguridad y la eficacia en el trabajo.
– Disminuir y prever las averías.
– Dejar libres espacios mal utilizados.
– Inspirar más confianza a todo el personal, clientes y proveedores que nos visitan.
– Mejorar la imagen y el aspecto de la empresa
Desde el punto de vista organizativo, se puede establecer una estructura basada en un coordinador general y un monitor para cada una de las secciones de la empresa donde se quiera implementar. Con independencia de las auditorias, cada monitor remite al coordinador una hoja periódica de seguimiento de la implantación de las 5S, la cual la podemos estandarizar.
3. Eliminación de los mudas (desperdicios)
Partiendo del mapa de flujo de valor (VSM – Value Stream Mapping), donde identificamos los procesos de producción y los datos asociados a cada paso, se pueden identificar de su análisis los desperdicios (mudas) existentes. En el proceso productivo podemos distinguir tres tipos de stocks:
– Stock de producto terminado.
– Stock de materias primas.
– Stock de producto en curso (WIP – Work in Process).
El objetivo del análisis del VSM es evitar los siguientes desperdicios:
– Sobreproducción: no producir más de lo demandado o producir algo antes de que sea necesario. Con el fin de evaluarlo se puede recurrir al cálculo del Takt Time, que se calcula según la siguiente expresión:
Takt time = (Tiempo de trabajo disponible al día) / (Demanda del cliente al día)
Este parámetro se controlará de forma diaria con el fin de evitar desperdicio por sobreproducción.
– Inventario: el stock es una de las mayores pérdidas en el sistema productivo y en la cadena de suministro y conlleva pérdida de espacio en la planta industrial, capital inmovilizado para la empresa, costes de almacenaje y manipulación y pérdidas por obsolescencia de materiales y materia prima. Para evitar disponer de inventarios se debe disponer de un sistema de flujo continuo y tipo “Pull” (en función de la demanda de los clientes).
– Esperas: las paradas por falta de algún material, materia prima, no equilibrado de la producción da lugar a esperas del personal y a una disminución de la productividad. Para evitar estas debe de haber una correcta planificación de la logística de abastecimiento de materiales y un equilibrado de la producción, disponiendo del personal necesario en cada puesto dependiendo de la coordinación de las características de la materia prima y los pedidos de los clientes aceptados.
– Sobreproceso: hacer procesos que no son necesarios son actividades que no aportan valor y que deben ser eliminadas o simplificadas. La planificación del proceso se debe realizar en base a la demanda del cliente, por lo que todo el proceso de envasado debe estar orientado a dicha demanda, produciéndose un flujo continuo. Cualquier tarea que no se ajuste a este proceso dentro de las diferentes estaciones o actividades que se realizan en el proceso deben ser analizadas para ver la posibilidad de eliminarlas o en otro caso rediseñar la actividad.
– Defectos: el producto que se suministra al cliente debe cumplir las especificaciones marcadas en los estándares de calidad exigidos por el mismo. En el caso de no cumplir estas especificaciones puede provocar un coste por tener que reprocesarlo (si se detecta antes de su expedición) o la reclamación o el rechazo del producto por parte del cliente al llegar a destino. Para evitar los defectos de mala calidad, que pueden darse en diferentes formas, se debe atacar el problema en su origen.
– Movimientos: se deben de analizar los procesos que no aportan valor añadido al producto, como pueden ser movimientos innecesarios o diversas manipulaciones de materiales. En concreto, se deberá establecer el procedimiento y flujo de los materiales y los métodos de los diferentes puestos de trabajo, estandarizándolos.
– Transporte: el tiempo invertido en mover los materiales y productos debe de minimizarse, optimizándose el recorrido de los mismos. Se deben reducir las distancias y evitar traslados en vacío.
– Talento desperdiciado: la implicación del personal en el sistema productivo puede ocasionar el obtener conocimientos que están ocultos en la propia organización, pudiendo ser aprovechado en el mismo. Se establecerá un sistema de sugerencias y reuniones periódicas para resolución de los problemas del día a día.
4. Control visual
Es la práctica de determinar todos los estándares, objetivos y condiciones actuales de forma visual en el lugar de trabajo, permitiendo a cualquier persona reconocer inmediatamente la norma y cualquier desviación con respecto a ella. Las funciones principales del control visual son:
• Asistir en la eliminación de desperdicios debidos a productos con defectos
• Facilitar rápidamente la información del proceso
• Mostrar las condiciones de trabajo actuales respecto a las condiciones requeridas
Para hacer efectivo el control visual se recurrirá a la implantación de un panel de información, el cual persigue informar eficientemente y gráficamente de la situación a los responsables y operarios. Dicho panel debe estar estructurado de forma que presente unas características muy definidas que faciliten una comunicación visual con la mayor información posible.
Las funciones del panel de información deben ser:
– Recoger las sugerencias de mejora de los operarios, lo cual va a conseguir que los empleados se impliquen
– Informar a los operarios de la marcha de la planta sobre:
Objetivos
Evolución de la producción (eficiencia)
Paradas (disponibilidad)
Defectos (calidad)
Acciones de mejora
El panel de información debe situarse en una zona visible, aislado de ambientes de polvo para mantenerlo limpio y protegido del paso de carretillas. Debe de disponer de espacio para poderse reunir los operarios y responsables, ya que se va a utilizar como herramienta de mejora continua.
5. Justo a tiempo (JIT)
La producción debe estar orientada a suministrar los productos en la cantidad, momento y según las especificaciones del pedido. Por otra parte, se deben llegar a acuerdos con los proveedores de los materiales y otros productos para que suministren los productos en el momento oportuno con el fin de reducir los inventarios.
6. Calidad
La calidad dentro de la organización debe de ser considerada como un sistema de gestión de la propia producción, el cual debe ser asumido por todos los empleados y ser una herramienta de trabajo dentro del sistema productivo.
7. Implicación de los empleados
La involucración de los empleados en la mejora continua, de forma que se eliminen los desperdicios se puede lograr mediante la transmisión correcta y fluida de información entre los diferentes niveles de la empresa. Para ello se plantea la instauración de reuniones periódicas de los grupos de trabajo, cuya función será la transmisión de información. Estas reuniones deben tener un objetivo claro, teniendo una comunicación concisa. En ellas se debe de establecer:
a. Que información se va a tratar. El objetivo de las reuniones debe ser mejorar el flujo productivo, indicando las impresiones e incidencias. Hay que tener claro el tema a tratar y no desviarse del mismo, no perdiendo el tiempo en otras cosas.
b. Cómo se plasma el resultado de la reunión. Se establecerá un formato de la reunión donde se recojan los temas tratados, las personas que han participado y las sugerencias aportadas a la misma.
