Preguntas y respuestas
Si queremos que las facturas se almacenen en una determinada carpeta dentro de la carpeta donde está ubicado el programa, debemos indicar el nombre de esa carpeta en los datos de la empresa: Utilidaddes > Mantenimiento empresas, campo Carpeta F-e (el nombre de la carpeta debe tener un máximo de 8 caracteres y sin espacios ni caracteres especiales). Esta carpeta debe existir, en caso contrario dará error al intentar guardar las facturas.
Para que tengamos la opción de generar estos ficheros XML, debemos dar de alta el diseño especial para factura en formato XML: Gestión comercial > Operaciones > Tipos de Diseños, damos de alta un nuevo Diseño en el que pondremos el título que se mostrará en el menú y elegiremos el tipo de documento I, que corresponde a Factura-e.
Ya lo tenemos listo, al imprimir facturas, saldrá la opción del nuevo tipo de diseño, en el que se solicitará el rango de facturas a generar y el nombre del archivo (en el caso de indicar más de una factura, el nombre lo generará automáticamente con el formato FAxxxxxx.XML.
Los archivos XML generados son compatibles con la factura-e y puede ser importado por el aplicativo factura-e (https://www.facturae.gob.es/) para ser firmado y remitido con dicho aplicativo. Asimismo, pueden ser visualizadas en el visualizador https://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaEVis/
Para distinguir en que empresa estamos y no incurrir en errores de contabilización podemos utilizar la opción de colores que puede ser parametrizada por empresa.
Lo primero para activarla y que funcione en cada empresa de forma independiente, es indicarle en mantenimiento de empresas (Utilidades > Mantenimiento empresas) la opción de colores específicos a Sí.
Luego, en cada empresa se pueden definir los colores específicos en la opción Utilidades > Colores para cada tipo de dato (color y fondo), según la siguiente tabla de valores:
0 Negro
1 Azul
2 Verde
3 Cian
4 Rojo
5 Magenta
6 Marrón
7 Gris claro
8 Gris oscuro
9 Azul claro
10 Verde claro
11 Cian claro
12 Rojo claro
13 Magenta claro
14 Amarillo
15 Blanco
Una forma sencilla y que permite mantener el formato en todas las páginas similar, es cambiar el fondo de ventana a un color específico según la empresa: azul, verde, magenta, … (colores no utilizados en otros datos) y que permite distinguir una empresa de otras.
La tabla de tipos de impuesto permite definir los tipos de IVA y retención para IRPF en las facturas emitidas/recibidas para cada cliente/proveedor. De esta forma, ante variaciones de los porcentajes de estos tipos, modificando la tabla de impuestos, ante la introducción de datos de facturas emitidas/recibidas estas se tendrán en cuenta en función de la fecha de expedición de la factura.
Esta definición de tipos de impuesto también permite definir porcentajes de ingreso/gastos deducible (IRPF) y de porcentaje de cuota de IVA deducible (IVA).
Por otra parte, en el caso de retenciones para IRPF se pude definir si esta retención se calcula sobre la base imponible o sobre el total de la factura (como es el caso de facturas del REAGP).
Ejemplos:
Tipo de IVA diferente en periodos
Tipo de IVA general con retención del 15% para IRPF
Régimen Especial de Agricultura y Forestal
Facturas no deducible el gasto en IRPF y deducible el 50% de la cuota de IVA
Facturas con cuota de IVA no deducible y gasto deducible en el 20% del 30% del importe de la factura
Este sonido en la introducción de líneas de documentos de la gestión comercial es emitido para el caso de introducir productos con stock negativo, como alerta. Para quitar este control de alerta, en la opción Gestión comercial > Operaciones > Datos introducción, en el parámetro Stock indicar No.
La clave de clasificación es una forma genérica para clasificar los clientes y/o proveedores, lo que permite filtrarlos en el listado específico.
En el listado de clasificación se pueden filtrar los mismos, utilizando el carácter '*', que simboliza cualquier carácter en esa posición. Así si se piden los clientes con la clave '*********' saldrán todos. Si se pide con la clave '**1*******' saldrán aquellos que en el tercer carácter de la clave tengan el carácter '1'.
Por ejemplo, queremos tener clasificados los clientes por tipo de cliente, país y provincia: para ello establecemos el criterio en la clave de clasificación:
Posición Número caracteres Tipo
----------- ------------------------ -----------------------
1 2 Tipo de clientes
3 1 Fijo ‘-’
4 2 Código provincia
6 3 País
Así, los clientes tendría este tipo de claves, por ejemplo: CLI-46ESP, SOC-08, INT-00FR, …
Para filtrar los clientes de tipo CLI y de la provincia 46, en el listado de clasificación indicaríamos la clave ‘CLI-46****’.
Antes de establecer los criterios iniciales, hay que valorar las posiciones, número de caracteres y tipo de los mismos (numéricos, alfabéticos, …) a utilizar, ya que estas son limitadas e interesa dejar una reserva de caracteres para el futuro.
La generación de estos informes se basa en los datos parametrizados en los siguientes ficheros:
BALA18.DAT Datos diseño Balance (Activo)
BALA28.DAT Datos diseño Balance (PN y Pasivo)
RESUL8.DAT Datos diseño Cuenta de pérdidas y ganancias
CAMBI8.DAT Datos diseño Estado Cambio Patrimonio Neto
BALP18.DAT Datos diseño Balance PYME (Activo)
BALP28.DAT Datos diseño Balance PYME (PN y Pasivo)
RESUP8.DAT Datos diseño Cuenta de pérdidas y ganancias PYME
Y para el caso de personalizarlo para una empresa:
BALA1xxx.DAT Datos diseño Balance (Activo)
BALA2xxx.DAT Datos diseño Balance (PN y Pasivo)
BALP1xxx.DAT Datos diseño Balance PYME (Activo)
BALP2xxx.DAT Datos diseño Balance PYME (PN y Pasivo)
RESULxxx.DAT Datos diseño Cuenta de pérdidas y ganancias
CAMBIxxx.DAT Datos diseño Estado Cambio Patrimonio Neto
donde xxx es el código de empresa.
La forma de evaluar si contienen todas las cuentas es mediante el proceso de búsqueda de descuadre. En el caso de detectar con este proceso un problema en alguna cuenta o ver que no es correcto el informe generado y detectada la cuenta que produce el posible error, habrá que editar el fichero que puede ser erróneo para incluir o suprimir la cuenta que afecta. Este proceso de edición debe dejar el fichero modificado con el mismo formato y estructura (realizar una copia del mismo antes de realizar este proceso).
- Balance de Situación
El balance de situación informa sobre la situación económica de la empresa, permite la distinción de las diferentes partidas económicas en dos grandes grupos: ACTIVO (patrimonio y derechos de la empresa) y PATRIMONIO NETO Y PASIVO (patrimonio y obligaciones contraídas por la empresa). Los resultados de la empresa se incluyen en el patrimonio neto. La asignación de las cuentas a las diferentes partidas es según se ha definido en los ficheros BALA18.DAT, BALA28.DAT o en los ficheros BALP18.DAT, BALP28.DAT si se indica que es una PYME. Estos ficheros se pueden personalizar por empresa (BALA1xxx.DAT, BALA2xxx.DAT, BALP1xxx.DAT, BALP2xxx.DAT, donde xxx indica el código de empresa). Al pedir el listado al periodo 15 se hará una comparación con el ejercicio anterior.
- Pérdidas y Ganancias
Informa sobre los resultados de la empresa distinguiendo las diferentes partidas de ingresos y gastos que han sido definidas en el fichero RESUL8.DAT (para el caso de PYME se puede utilizar el fichero RESUP8.DAT). Indica el estado de pérdidas o ganancias de la empresa. Permite el listado de la cuenta en un periodo acumulado o el resultado de los movimientos solo en ese periodo. Al pedir el listado al periodo 15 se hará una comparación con el ejercicio anterior.
En el caso de querer definir archivos específicos para cada empresa se puede renombrar este fichero con el nombre RESULxxx.DAT, donde xxx es el código de empresa.
En el caso de que la cuenta de explotación y el balance no se ajusten a las cuentas utilizadas, los ficheros asociados se pueden variar con un editor de textos añadiendo apartados y cuentas según las necesidades del usuario, teniendo en cuenta que el formato de los ficheros es de tipo texto.
La codificación de las cuentas puede ir precedida de los siguientes signos:
* : deduce el saldo del apartado.
+ : en el activo-pasivo añade el saldo si es deudor.
- : en el activo-pasivo añade el saldo si es acreedor.
C : subcuentas con saldo deudor
A : subcuentas con saldo acreedor.
D : parte deudora del saldo.
H : parte acreedora del saldo.
Ejemplo de formato de línea del fichero de activo, pasivo, pérdidas y ganancias:
B45 Otros activos financieros 5353.5354.C5523,C5524,
C61 Deudas con empresas del grupo 5103.5113.5123,5133,5143,A5523,5563,
C62 Deudas con empresas asociadas 5104,5114,5124,5134,5144,A5524.5564,
D3 Deudores
D31 Clientes por ventas y serv. 430,431,435,436,
D32 Emp.grupo,asociadas y socios, deudores
D32aEmpresas del grupo, deudores 432,+551,439,
D32bEmpresas asociadas, deudores 433,+552,
D32cSocios deudores 447,434,
D33 Deudores varios 44,*447,553,
- Estado de cambios en el Patrimonio Neto
Listado del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. El fichero asociado a este listado es CAMBIO8.DAT o CAMBIxxx.DAT, donde xxx indica el código de empresa.
El programa puede ser instalado en la nube. Para ello, es necesario que el acceso a la nube pueda ser mapeado como una unidad de red.
En el caso de utilizar oneDrive, su acceso es directo desde Windows y puede ser ejecutado directamente el programa desde VTGES.
En el caso de Google Drive u otro servidor en la nube, el mapeado para ser utilizado como una unidad de red, se puede realizar recurriendo a herramientas de terceros. Por ejemplo, se puede utilizar RaiDrive, que es una herramienta ligera que permite acceder a todos los archivos y carpetas de Google Drive como si fuera una unidad de red.
En el caso de utilizar VTGES para arrancar el programa de gestión, si la unidad donde se va a instalar y donde se ejecutan los programas y el gestor de impresora es la misma, se puede indicar en las opciones de VTGES que dichas carpetas son las de por defecto donde se ejecuta VTGES (ponerlas en blanco).
La ejecución del programa en otra unidad requiere poseer de una licencia para dicha unidad.
En el caso de muchas empresas (asesorías), las empresas se pueden organizar por carpetas (directorios). Por ejemplo, cada ejercicio una carpeta.
Cuando se entra al aplicativo (en la pantalla de inicio) se puede elegir la carpeta de trabajo. En el menu de utilidades se puede cambiar de carpeta (cambio de directorio).
En la opción de Utilidades > Otras utilidades > Iniciar ejercicio, se solicitan los datos necesarios para realizar la operación de inicio de ejercicio: se genera una nueva empresa con los parámetros que se indican en esa pantalla. En el caso de autofacturas habrá que ir a la opción de otros parámetros de facturas para actualizar los contadores de las mismas. En este mismo proceso se pueden generar los asientos de cierre y apertura. El asiento de cierre se puede revertir para seguir trabajando con la empresa del año anterior.
Una vez se tenga la contabilidad cuadrada del año anterior, en las operaciones de contabilidad (Contabilidad > Operaciones > Otras Operaciones > Cierre ejercicio) se puede generar el nuevo asiento de cierre y generar/reemplazar el asiento de apertura.
En el caso de amortizaciones, estas se pueden volver a importar una vez cerrado el ejercicio.
1. La entrega de bienes intracomunitaria está exenta de IVA.
Debe Haber
(430) Cliente a (700) Venta de mercaderías
2. La adquisición de bienes produce la inversión del sujeto pasivo y es la empresa española quien debe autorepercutirse el IVA de la operación.
Debe Haber
(600) Compras a (400) Proveedores
(472) Hacienda Pública, IVA soportado (477) Hacienda Pública, IVA repercutido
intracomunitario intracomunitario
Para las adquisiciones intracomunitarias o las importaciones hay que indicar en el proveedor que es de ese tipo (campo AI: A o I).
En cuanto al NIF, el código de país hay que ponerlo en el campo País (País: XX) y en el número de NIF en el campo NIF -sin el código de país-.
Cuando se den de alta las facturas de ese proveedor, las marcará como intracomunitarias o importaciones.
Opcionalmente, se puede marcar en introducción de facturas como intracomunitarias o importaciones con la tecla [F4]=ISP, aunque el proveedor no esté marcado como tal.
En las facturas de adquisiciones intracomunitarias hay que indicar el tipo de IVA, pero no hay que indicar la cuota: esta se autocalcula.
La fecha base es la fecha que se toma como inicio del rango de fechas cuando se trabaja con años de 2 dígitos.
De cara a poder operar con fechas superiores al año 2020, y debido a que se trabaja con años de 2 dígitos, es necesario actualizar la fecha base para el cálculo de fechas. En el apartado de "Utilidades > Otras utilidades > Parámetros de inicio" se puede modificar esta fecha base. Lo recomendable es poner una fecha que tome como mínimo el rango de un año superior al de trabajo y permita conservar el histórico de fechas (incluidas las de elementos de inmovilizado). Para el año 2020, se propone poner la fecha base mínima de 1922, con lo que el rango de años que tomará será desde 1922 a 2021.
Las operaciones intracomunitarias se marcan en facturas emitidas/recibidas con la tecla F4=ISP (se solicita el tipo de operacion S=ISP-Inversión del Sujeto Pasivo-, I=Intracomunitaria o E=Importación/Exportación). Las facturas marcadas con esta opción se dinstinguen en el listado resumen de IVA. Si el proveedor/cliente tiene tipo de NIF = 2, las facturas las asume como operaciones intracomunitarias.
Se indicará la fecha de inicio en el periodo que se inicie el ejercicio, y en los anteriores se pondrán fechas anteriores.
Por ejemplo, una empresa con periodo fiscal del 1 de julio al 30 de junio del año siguiente, los periodos serían los siguientes si la fecha de constitución de la empresa es 23 de enero de 2018.
El número de empresas viene limitado por el sistema de almacenamiento y el sistema operativo. En cuanto a la selección de empresas, si se superan las 255 empresas, el aplicativo realiza una recarga automática de empresas, esta recarga se puede forzar, para el caso de que no aparezcan todas las empresas, con las teclas F7 y F8. La selección de empresas puede ser realizada por órden alfabético (F3, F7) o por órden del código (F4, F8).
Hay que configurar los siguientes aspectos:
- Utilizar un fichero de impresora (.PRN) de tipo epson, en el que se indicará un puerto de impresora de tipo fichero no utilizado por otros usuarios al imprimir (p.e. LPT9, hay que poner en el fichero ‘F LPT9’) e indicar que la impresora es de tipo mail mediante el indicatvo ‘Z’. En la zona de descargas está disponible.
- Indicar en el fichero de arranque de VTGES config.txt la impresora indicada (p.e., LPT9 = «DOSPrinter.exe» WAIT /PDF #LPT9.ASC.
- Configurar el servidor SMTP de DOSPrinter, desde el programa VTGES, en la pestaña E-mail se puede acceder al configurador Mail-Server.
- En los parámetros del diseño de factura indicar la impresora a utilizar para imprimir: el fichero .PRN. Conviene tener un nuevo tipo de diseño para este caso.
- En la ficha del cliente indicar el correo electrónico al que remitirán los documentos de factura, albarán o pedido en formato PDF (Gestión Comercial>Mantenimiento Ficheros>Clientes>Mantenimiento> [F7]=Más datos).
Hay que configurar los siguientes aspectos:
- Utilizar un fichero de impresora (.PRN) de tipo epson, en el que se indicará un puerto de impresora de tipo fichero no utilizado por otros usuarios al imprimir (p.e. LPT8, hay que poner en el fichero ‘F LPT8’) e indicar que la impresora es de tipo copia de fichero mediante el indicatvo ‘Y’. En la zona de descargas está disponible.
- Indicar en el fichero de arranque de VTGES config.txt la impresora indicada (p.e., LPT8 = «DOSPrinter.exe» WAIT /PDF #LPT8.ASC
- En los parámetros del diseño de factura indicar la impresora a utilizar para imprimir: el fichero .PRN. Conviene tener un nuevo tipo de diseño para este caso.
- En parámetros de clientes indicar la carpeta donde se almacenarán los documentos de facturas en formato PDF para la empresa en concreto (p.e. DOC) (Gestión Comercial > Mantenimiento Ficheros > Clientes > Comentarios). Esta carpeta va referenciada sobre la carpeta donde se ejecuta el programa emulador del sistema operativo DOS. Si se desea referenciarla de forma general para el programa a otra carpeta, se puede indicar en los parámetros de inicio del aplicativo (Utilidades > Otras utilidades > Parámetros inicio > Carpeta copia documentos).
Desde VTGES con la opción de actualizar. Desde la web descargando el programa de gestión en la zona de descargas y copiar el ejecutable en la carpeta de trabajo. Si es un usuario registrado, el programa funcionará sin incidencias y con las últimas mejoras realizadas.
En las opciones de diseño de documentos está el formato especial I, que genera un tipo de archivo XML compatible con la factura-e y que puede ser importado por el aplicativo factura-e.
La empresa que puede proporcionarle asistencia técnica y solucionar problemas relativos al aplicativo. Para cualquier otra incidencia puede recurrir a la dirección de correo electrónico timoteo@teoges.com o a través de la página web www.teoges.com. Puede utilizar el formulario de dicha página para realizar sus
comentarios e indicar las posibles incidencias.
Para registrarse como usuario deberá abonar la cuota anual de uso del programa, la cual da derecho al uso del programa durante dicho periodo (año natural).
En tal caso deberá adquirir la última versión.
Los servicios que incluye son sólo el uso del programa en las condiciones de la licencia de uso y por el periodo del año natural que se suscribe.
El formato por defecto es coma (,) para los miles y punto (.) para los decimales. Para cambiar este formato se debe indicar el parámetro de arranque /CD en el inicio del programa, modificando el archivo de arranque y añadiendo dicho parámetro (por ejemplo: GESTIO.EXE /CD).
Localizamos el archivo autoexec.nt que están en \windows\system32 y le añadimos al final (con un editor)una línea que ponga: kb16 sp
Descargar el fichero BANCO.DAT y guardarlo en la carpeta de trabajo. Dicho fichero incluye las entidades publicadas por el Banco de España.
Comprobar los datos de las remesas bancarias en cobros y pagos, donde deben estar correctos los datos de IBAN y BIC del emisor de remesas.
Los datos bancarios de clientes y proveedores deben ser correctos, se incluyen dos listados para su comprobación (en la opcion de Ficheros>Bancos), si no existe la entidad financiera se puede dar de alta en mantenimiento de Bancos, el dato que debe estar correcto es el BIC.
El IBAN del cliente o proveedor lo calcula el programa y el BIC lo toma del fichero de Bancos.
Si la empresa se acoge al RECC deberá indicarlo en los datos generales de la empresa (Utilidades>Mantenimiento empresas).
Si la empresa no se acoge al RECC debe mantener actualizado cuales de sus proveedores si que se acogen a ese régimen, indicándolo en los datos del proveedor.
En los libros registro, cuando una factura este afecta del criterio de caja deberá anotarse cuando se produzca el devengo y en cada uno de los pagos o cobros, indicando todos sus datos y los datos de cobro/pago (fecha, importe y medio de pago). La primera anotación del devengo del registro se indicará con la clave Z, el resto de anotaciones, que se pueden generar (duplicar) con la tecla F3 situándose en el registro origen, deben tener la clave C.
Si se trata de facturas emitidas, lo toma de la cuenta bancaria (IBAN) de los datos de la remesa de cobros y pagos cuyo código se ha indicado en el cliente. Si no existe, lo toma de los datos de la primera remesa que este dada de alta en cobros y pagos (Cobros y pagos>Remesas>Mantenimiento).
Si se trata de facturas recibidas, lo toma de la cuenta bancaria (IBAN) de los datos de la remesa de cobros y pagos cuyo código se ha indicado en el proveedor. Si no existe, lo toma de los datos de la primera remesa que este dada de alta en cobros y pagos (Cobros y pagos>Remesas>Mantenimiento).
Se traspasan sólo los cobros cuya forma de pago son en efectivo (Forma de pago XX100000). El resto de operaciones hay que anotarlas en el libro registro de forma individual, ya que no es conocida la fecha exacta de cobro.
En la zona de descargas se dispone del informe MANDATO.inf el cual puede ser impreso por la opción de informes.
Si se quiere imprimir desde la pantalla de introducción de datos del cliente, descargar el informe CLIENTE.inf (que puede ser renombrado opcionalmente a CLIENxxx.INF donde xxx=código empresa) y pulsando la tecla F10 se imprimirá el mandato de adeudo SEPA del cliente que se esté manteniendo.
El procedimiento es mediante la importación de dichos porcentajes desde un fichero de texto (formatos de importación 43 y 44). El formato de dicho fichero es en las 4 primeras posiciones indicar el código del bien del inmovilizado/subvención, y a partir de la 6 posición el porcentaje nuevo de amortización. Para realizarlo de forma simple se pueden exportar los datos de los bienes contables a formato excel o similar con la opción de imprimir a fichero, y luego generar un fichero de tipo texto con 2 columnas según el formato indicado anteriormente e importarlo. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar estas operaciones.
El control de acceso por usuario permite definir el perfil para cada uno con lo que se puede limitar el acceso a determinados menús del aplicativo y conocer qué usuario y en qué momento a modificado determinados registros de la base de datos, con lo que poder auditar dichos datos.
Si no se quiere utilizar dicho control, simplemente pulsa intro y se generara el usuario 0000 (administrador) con el perfil 000 para el acceso total.