Preguntas frecuentes

Preguntas y respuestas

El programa puede ser instalado en la nube. Para ello, es necesario que el acceso a la nube pueda ser mapeado como una unidad de red.

En el caso de utilizar oneDrive, su acceso es directo desde Windows y puede ser ejecutado directamente el programa desde VTGES.

En el caso de Google Drive u otro servidor en la nube, el mapeado para ser utilizado como una unidad de red, se puede realizar recurriendo a herramientas de terceros. Por ejemplo, se puede utilizar RaiDrive, que es una herramienta ligera que permite acceder a todos los archivos y carpetas de Google Drive como si fuera una unidad de red.

En el caso de utilizar VTGES para arrancar el programa de gestión, si la unidad donde se va a instalar y donde se ejecutan los programas y el gestor de impresora es la misma, se puede indicar en las opciones de VTGES que dichas carpetas son las de por defecto donde se ejecuta VTGES (ponerlas en blanco).

La ejecución del programa en otra unidad requiere poseer de una licencia para dicha unidad.

En el caso de muchas empresas (asesorías), las empresas se pueden organizar por carpetas (directorios). Por ejemplo, cada ejercicio una carpeta.

Cuando se entra al aplicativo (en la pantalla de inicio) se puede elegir la carpeta de trabajo. En el menu de utilidades se puede cambiar de carpeta (cambio de directorio).

En la opción de Utilidades > Otras utilidades > Iniciar ejercicio, se solicitan los datos necesarios para realizar la operación de inicio de ejercicio: se genera una nueva empresa con los parámetros que se indican en esa pantalla. En el caso de autofacturas habrá que ir a la opción de otros parámetros de facturas para actualizar los contadores de las mismas. En este mismo proceso se pueden generar los asientos de cierre y apertura. El asiento de cierre se puede revertir para seguir trabajando con la empresa del año anterior.

Una vez se tenga la contabilidad cuadrada del año anterior, en las operaciones de contabilidad (Contabilidad > Operaciones > Otras Operaciones > Cierre ejercicio) se puede generar el nuevo asiento de cierre y generar/reemplazar el asiento de apertura.

En el caso de amortizaciones, estas se pueden volver a importar una vez cerrado el ejercicio.

1. La entrega de bienes intracomunitaria está exenta de IVA.

Debe                                                                                   Haber


(430) Cliente                                    a         (700) Venta de mercaderías


2. La adquisición de bienes produce la inversión del sujeto pasivo y es la empresa española quien debe autorepercutirse el IVA de la operación.

Debe                                                                                      Haber


(600) Compras                                  a (400) Proveedores

(472) Hacienda Pública, IVA soportado                 (477) Hacienda Pública, IVA repercutido

intracomunitario                                       intracomunitario


 

Para las adquisiciones intracomunitarias o las importaciones hay que indicar en el proveedor que es de ese tipo (campo AI: A o I).

En cuanto al NIF, el código de país hay que ponerlo en el campo País (País: XX) y en el número de NIF en el campo NIF -sin el código de país-.

Cuando se den de alta las facturas de ese proveedor, las marcará como intracomunitarias o importaciones.

Opcionalmente, se puede marcar en introducción de facturas como intracomunitarias o importaciones con la tecla [F4]=ISP, aunque el proveedor no esté marcado como tal.

En las facturas de adquisiciones intracomunitarias hay que indicar el tipo de IVA, pero no hay que indicar la cuota: esta se autocalcula.

La fecha base es la fecha que se toma como inicio del rango de fechas cuando se trabaja con años de 2 dígitos.

De cara a poder operar con fechas superiores al año 2020, y debido a que se trabaja con años de 2 dígitos, es necesario actualizar la fecha base para el cálculo de fechas. En el apartado de "Utilidades > Otras utilidades > Parámetros de inicio" se puede modificar esta fecha base. Lo recomendable es poner una fecha que tome como mínimo el rango de un año superior al de trabajo y permita conservar el histórico de fechas (incluidas las de elementos de inmovilizado). Para el año 2020, se propone poner la fecha base mínima de 1922, con lo que el rango de años que tomará será desde 1922 a 2021.

Las operaciones intracomunitarias se marcan en facturas emitidas/recibidas con la tecla F4=ISP (se solicita el tipo de operacion S=ISP-Inversión del Sujeto Pasivo-, I=Intracomunitaria o E=Importación/Exportación). Las facturas marcadas con esta opción se dinstinguen en el listado resumen de IVA. Si el proveedor/cliente tiene tipo de NIF = 2, las facturas las asume como operaciones intracomunitarias.

Se indicará la fecha de inicio en el periodo que se inicie el ejercicio, y en los anteriores se pondrán fechas anteriores.

Por ejemplo, una empresa con periodo fiscal del 1 de julio al 30 de junio del año siguiente, los periodos serían los siguientes si la fecha de constitución de la empresa es 23 de enero de 2018.

El número de empresas viene limitado por el sistema de almacenamiento y el sistema operativo. En cuanto a la selección de empresas, si se superan las 255 empresas, el aplicativo realiza una recarga automática de empresas, esta recarga se puede forzar, para el caso de que no aparezcan todas las empresas, con las teclas F7 y F8. La selección de empresas puede ser realizada por órden alfabético (F3, F7) o por órden del código (F4, F8).

Hay que configurar los siguientes aspectos:

  1. Utilizar un fichero de impresora (.PRN) de tipo epson, en el que se indicará un puerto de impresora de tipo fichero no utilizado por otros usuarios al imprimir (p.e. LPT9, hay que poner en el fichero ‘F LPT9’) e indicar que la impresora es de tipo mail mediante el indicatvo ‘Z’. En la zona de descargas está disponible.
  2. Indicar en el fichero de arranque de VTGES config.txt la impresora indicada (p.e., LPT9 = «DOSPrinter.exe» WAIT /PDF #LPT9.ASC.
  3. Configurar el servidor SMTP de DOSPrinter, desde el programa VTGES, en la pestaña E-mail se puede acceder al configurador Mail-Server.
  4. En los parámetros del diseño de factura indicar la impresora a utilizar para imprimir: el fichero .PRN. Conviene tener un nuevo tipo de diseño para este caso.
  5. En la ficha del cliente indicar el correo electrónico al que remitirán los documentos de factura, albarán o pedido en formato PDF (Gestión Comercial>Mantenimiento Ficheros>Clientes>Mantenimiento> [F7]=Más datos).

Hay que configurar los siguientes aspectos:

  1. Utilizar un fichero de impresora (.PRN) de tipo epson, en el que se indicará un puerto de impresora de tipo fichero no utilizado por otros usuarios al imprimir (p.e. LPT8, hay que poner en el fichero ‘F LPT8’) e indicar que la impresora es de tipo copia de fichero mediante el indicatvo ‘Y’. En la zona de descargas está disponible.
  2. Indicar en el fichero de arranque de VTGES config.txt la impresora indicada (p.e., LPT8 = «DOSPrinter.exe» WAIT /PDF #LPT8.ASC
  3. En los parámetros del diseño de factura indicar la impresora a utilizar para imprimir: el fichero .PRN. Conviene tener un nuevo tipo de diseño para este caso.
  4. En parámetros de clientes indicar la carpeta donde se almacenarán los documentos de facturas en formato PDF para la empresa en concreto (p.e. DOC) (Gestión Comercial > Mantenimiento Ficheros > Clientes > Comentarios). Esta carpeta va referenciada sobre la carpeta donde se ejecuta el programa emulador del sistema operativo DOS. Si se desea referenciarla de forma general para el programa a otra carpeta, se puede indicar en los parámetros de inicio del aplicativo (Utilidades > Otras utilidades > Parámetros inicio > Carpeta copia documentos).

Desde VTGES con la opción de actualizar. Desde la web descargando el programa de gestión en la zona de descargas y copiar el ejecutable en la carpeta de trabajo. Si es un usuario registrado, el programa funcionará sin incidencias y con las últimas mejoras realizadas.

En las opciones de diseño de documentos está el formato especial I, que genera un tipo de archivo XML compatible con la factura-e y que puede ser importado por el aplicativo factura-e.

La empresa que puede proporcionarle asistencia técnica y solucionar problemas relativos al aplicativo. Para cualquier otra incidencia puede recurrir a la dirección de correo electrónico timoteo@teoges.com o a través de la página web www.teoges.com. Puede utilizar el formulario de dicha página para realizar sus
comentarios e indicar las posibles incidencias.

Para registrarse como usuario deberá abonar la cuota anual de uso del programa, la cual da derecho al uso del programa durante dicho periodo (año natural).

En tal caso deberá adquirir la última versión.

Los servicios que incluye son sólo el uso del programa en las condiciones de la licencia de uso y por el periodo del año natural que se suscribe.

El formato por defecto es coma (,) para los miles y punto (.) para los decimales. Para cambiar este formato se debe indicar el parámetro de arranque /CD en el inicio del programa, modificando el archivo de arranque y añadiendo dicho parámetro (por ejemplo: GESTIO.EXE /CD).

Localizamos el archivo autoexec.nt que están en \windows\system32 y le añadimos al final (con un editor)una línea que ponga: kb16 sp

Descargar el fichero BANCO.DAT y guardarlo en la carpeta de trabajo. Dicho fichero incluye las entidades publicadas por el Banco de España.

Comprobar los datos de las remesas bancarias en cobros y pagos, donde deben estar correctos los datos de IBAN y BIC del emisor de remesas.

Los datos bancarios de clientes y proveedores deben ser correctos, se incluyen dos listados para su comprobación (en la opcion de Ficheros>Bancos), si no existe la entidad financiera se puede dar de alta en mantenimiento de Bancos, el dato que debe estar correcto es el BIC.

El IBAN del cliente o proveedor lo calcula el programa y el BIC lo toma del fichero de Bancos.

Si la empresa se acoge al RECC deberá indicarlo en los datos generales de la empresa (Utilidades>Mantenimiento empresas).

Si la empresa no se acoge al RECC debe mantener actualizado cuales de sus proveedores si que se acogen a ese régimen, indicándolo en los datos del proveedor.

En los libros registro, cuando una factura este afecta del criterio de caja deberá anotarse cuando se produzca el devengo y en cada uno de los pagos o cobros, indicando todos sus datos y los datos de cobro/pago (fecha, importe y medio de pago). La primera anotación del devengo del registro se indicará con la clave Z, el resto de anotaciones, que se pueden generar (duplicar) con la tecla F3 situándose en el registro origen, deben tener la clave C.

Si se trata de facturas emitidas, lo toma de la cuenta bancaria (IBAN) de los datos de la remesa de cobros y pagos cuyo código se ha indicado en el cliente. Si no existe, lo toma de los datos de la primera remesa que este dada de alta en cobros y pagos (Cobros y pagos>Remesas>Mantenimiento).

Si se trata de facturas recibidas, lo toma de la cuenta bancaria (IBAN) de los datos de la remesa de cobros y pagos cuyo código se ha indicado en el proveedor. Si no existe, lo toma de los datos de la primera remesa que este dada de alta en cobros y pagos (Cobros y pagos>Remesas>Mantenimiento).

Se traspasan sólo los cobros cuya forma de pago son en efectivo (Forma de pago XX100000). El resto de operaciones hay que anotarlas en el libro registro de forma individual, ya que no es conocida la fecha exacta de cobro.

En la zona de descargas se dispone del informe MANDATO.inf el cual puede ser impreso por la opción de informes.
Si se quiere imprimir desde la pantalla de introducción de datos del cliente, descargar el informe CLIENTE.inf (que puede ser renombrado opcionalmente a CLIENxxx.INF donde xxx=código empresa) y pulsando la tecla F10 se imprimirá el mandato de adeudo SEPA del cliente que se esté manteniendo.

El procedimiento es mediante la importación de dichos porcentajes desde un fichero de texto (formatos de importación 43 y 44). El formato de dicho fichero es en las 4 primeras posiciones indicar el código del bien del inmovilizado/subvención, y a partir de la 6 posición el porcentaje nuevo de amortización. Para realizarlo de forma simple se pueden exportar los datos de los bienes contables a formato excel o similar con la opción de imprimir a fichero, y luego generar un fichero de tipo texto con 2 columnas según el formato indicado anteriormente e importarlo. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar estas operaciones.

El control de acceso por usuario permite definir el perfil para cada uno con lo que se puede limitar el acceso a determinados menús del aplicativo y conocer qué usuario y en qué momento a modificado determinados registros de la base de datos, con lo que poder auditar dichos datos.
Si no se quiere utilizar dicho control, simplemente pulsa intro y se generara el usuario 0000 (administrador) con el perfil 000 para el acceso total.